Artikkel Äripäevas – “Varajane planeerimine toob kokkuhoiu. Kohtu teenusepakkujaga.”

19. oktoober 2015

Firmapeo eelarvet planeerides on oluline võimalikult varakult mõelda läbi erinevad pisidetailid, et korralduse käigus ei tekiks ootamatuid rahalisi kulutusi. Viimasel minutil üritust korraldama asudes tuleb tavaliselt leppida kallimate alternatiividega.

MAARJA LEGA                                                                                                                                               kaasautor

“Üldjuhul tekitatakse puhver siis, kui pidu on korraldamas ettevõtte enda töötaja, kes võib paratamatult mõned detailid suures tööhoos ära unustada.”

Taavi Puuorg, Acer Events OÜ vabaaja insener

Sündmuse korraldamist tuleks alustada kohe, kui tekib idee ja vajadus. Kõige olulisem on paika panna eesmärk ja leida vajadusel sobiv partner ürituse korraldamiseks. „Mida varem partner leitakse, seda rahulikum ja läbimõeldum saab kogu korraldamise protsess olema,“ selgitas Taavi Puuorg. Üldiselt võiks firmapeo planeerimisega alustada kolm kuni kuus kuud enne sündmust.

Varajasel planeerimisel on eelarvele kaudne mõju. Otseselt varane organiseerimine eelarvet ei mõjuta. „Küll aga on sel kaudne mõju – kui jätta planeerimine viimasele minutile, siis on suur tõenäosus, et ei leita soovitud lahendust ning tuleb otsustada kallima alternatiivi kasuks,“ põhjendas Inara Laan, Creative4 projektijuht.

Enne firmapeo eelarve planeerimist tuleb läbi mõelda sündmuse vajadus ja mida soovitakse selle korraldamisega saavutada. „Kui kliendil on konkreetne visioon, mida sündmusega soovitakse saavutada, siis on agentuuril lihtsam oma tööd professionaalselt teha,“ rääkis Puuorg. Suureks abiks on ka orienteeruv eelarve number. Detailide paika panemisel oskavad vajadusel sündmusturundusagentuurid aidata, nende igapäevatööks on sündmuste planeerimine, lisas Laan.

„Väga raske on keskmist hinda (ühe inimese peale kuluvat summat – toim.) öelda. Kõik oleneb nii programmi sisust, sündmuse tüübist, inimeste arvust, toidust kui ka asukohast,“ selgitas Laan. Mõnusa sündmuse saab korraldada vahemikus 40 kuni 80 eurot inimene, täiendas Puuorg, kuid lisas, et hinda mõjutavaid asjaolusid on palju. „Seetõttu ongi eelpool nimetatud hinnavahemik üpris laiahaardeline,“ märkis Puuorg.

Eelarves ei tohiks ootamatuid kulusid tekkida. Puuoru hinnangul ei tohiks sündmust korraldades ootamatuid kulusid tekkida, sest kõik detailid peaksid eelnevalt olema läbi mõeldud. „Üldjuhul tekitatakse puhver siis, kui pidu on korraldamas ettevõtte enda töötaja, kes võib paratamatult mõned detailid suures tööhoos ära unustada,“ selgitas ta. Laan aga arvas, et ootamatute kulude puhver võiks laias laastus olla siiski umbes 5% kogu eelarvest. „Meie praktikas ei ole selleks vajadust olnud, kui tellija jääb kokkulepitud detailide juurde ja ei soovi viimasel hetkel muudatusi teha,“ põhjendas Laan.

Puuorg nimetab kõige levinumaks müüdiks firmaürituse eelarve koostamisel seda, kui arvatakse, et oma töötaja korraldab kõik ära ning selle tulemusena hoitakse kokku ettevõtte kulusid. „Reaalsus on hoopis teine,“ oli Puuorg veendunud. Ka Laan oli seda meelt, et lõppkokkuvõttes võib siiski agentuuri korraldatud sündmus osutuda mõningatel puhkudel soodsamaks lahenduseks – seda just erinevate detailide läbinägemise osas.

Lisaks nimetab Puuorg suureks veaks hindade alla surumist ning kauplemist. „On loomulik, et kõik read tuleb kriitiliselt üle vaadata, kuid samas tuleb anda aru, et kõik hinnad on välja käidud case-by-case ning on põhjendatult selliselt eelarvesse pandud,“ nentis ta.

Pidu ei tasu korraldada igalt poolt kokku hoides. Peo külalised tunnetavad suurt kokkuhoidu ning sellisel peol või sündmusel ei ole mõtet. „Õnneks enamus agentuure suudavad oma nõuga ära hoida liigset kokkuhoidu ja eemale kaldumist põhilisest eesmärgist,“ ütles Puuorg.

„Valides agentuuri, soovitaks hoida mõistlikku joont ning välja valida kolm kuni viis, kellele päring esitada,“ õpetas Puuorg. Lisaks soovitas Puuorg alustada otsimist Eesti Turunduskommunikatsiooni Agentuuride Liidust (ETKAL). „Astusime liitu alles hiljuti. Püüame ka üritusturunduse valdkonnas tegeleda asjadega, mis meid kõiki ühendab,“ kirjeldas Puuorg. Loomulikult saab häid soovitusi ka kolleegidelt, partneritelt. Hea on aga alati ettevõtete taust ka ise üle kontrollida.

Laan soovitas ka eelnevalt teenusepakkujaga kohtuda. „Üks asi on lugeda pakkumist ja eelarvet, kuid hoopis teine on see, kui pakkuja saab selgitada enda nägemust ja kaasnevaid detaile. Kõike ei ole võimalik pakkumisse kirja panna,“ toonitas Laan.