Kuidas korraldada konkurssi?

Lühema versiooniga saad tutvuda siin: "10 sammu konkursi korraldamiseks"

Eesti Turunduskommunikatsiooni Agentuuride Liit (edaspidi ETKAL) on koostanud turunduskommunikatsiooni agentuuride konkursi korraldamise üldjuhendi, mille printsiipe soovitab ETKAL järgida nii konkursside korraldajatel kui ka kõikidel Eesti turunduskommunikatsiooniagentuuridel ja -firmadel.

Juhendi eesmärk
Juhendi eesmärk on luua hea äritava, mis tagab vaba konkurentsi turunduskommunikatsiooni tellimuste hankimisel. Hea tava vastab seadustele ja erialaste kokkulepetele.
Samuti on eesmärgiks aidata turunduskommunikatsiooni agentuuride konkursi korraldajal (edaspidi tekstis „klient”) konkurssi läbi viia, kui on otsustatud sellisel viisil agentuur leida, ja edendada turunduskommunikatsiooniagentuuride (edaspidi „agentuur”) omavahelist konkurentsi teenuste valiku, kvaliteedi ning heale äritavale vastavate tööde kavandamise ja teostamise osas.

Mis on agentuuride konkurss? 
Agentuuride konkurss on kliendi poolt sama lähteülesande (tellimuse) alusel erinevatelt agentuuridelt konkureerivate loovideede, lahenduste, pakkumiste, strateegiliste plaanide jms tellimine, mille eesmärk on selgitada välja parim/sobilikum agentuur antud tellimuse täitmiseks.

Tellimuse all mõeldakse nii konkreetset ühekordset tööülesannet kui ka sellist tööd, mille eesmärk on leida agentuur pikaajaliseks regulaarseks koostööks kliendi või tema brändi reklaamimisel. Katsed kasutada konkurssi agentuuridelt kavandite, strateegiate ja muude pakkumiste saamiseks ilma kavatsuseta neid ära osta ja plaaniga konkursi materjale hiljem oma reklaamis ise kasutada ei ole õiguspärased, sest pakkumustes esitatud autoriõigusega kaitstud lahenduste kasutamine on lubatud ainult autori, s.t agentuuri nõusolekul.

Agentuuride konkursiga ei ole tegemist juhul, kui klient küsib agentuuridega tutvumiseks ülevaateid ettevõtete tööpõhimõtete, hinnakujunduse, personali või muude firmaesitlusega hõlmatud asjaolude kohta.

Mida tuleks meeles pidada konkursside korraldamisel?
Konfidentsiaalsus 
Konkursside korraldamisel saab agentuur informatsiooni kliendi ja tema toote või teenuse kohta ning klient saab informatsiooni agentuuride pakkumustes esitatud kavandite, strateegiate, plaanide ja muude materjalide kohta. Agentuur ning klient peavad käsitlema kogu konkursi käigus vastastikku saadud informatsiooni konfidentsiaalsena, mida ei avaldata kolmandatele isikutele. Seega ei avalikusta klient agentuuridelt ega agentuurid kliendilt teise poole äritegevuse kohta saadud informatsiooni, samuti pakkumuste ega läbirääkimiste sisu. Klient ei tohi edastada läbirääkimistel saadud informatsiooni teistele pakkujatele. 

Võrdne kohtlemine
Klient peab kõiki konkursile kutsutuid ja konkursil osalejaid kohtlema võrdselt, s.t ühelegi osalejale ei tohi anda eeliseid ei täiendava informatsiooni, aja, tasu ega muu näitaja osas.

Konkursile kutsumine
Keda kutsuda?
Kui klient on agentuuride tegevust jälgides ning vajadusel ka agentuuridega tutvumise tulemusena enda jaoks välja kujundanud selged eelistused, siis tuleks teha väljavalitud agentuuridele üheaegselt ja nimeliselt konkreetne pakkumine konkursil osalemiseks. Kindlasti oleks soovitatav vaadata eelnevalt agentuuride tehtud töid ning kas agentuuri on ka erialaselt tunnustatud, näiteks pärjatud loovusfestivali Kuldmuna auhinnaga. 

Konkursil osalejate hulka tuleks piirata arvuni, mis oleks konkurentsi tagamiseks piisav. Konkursile tuleks kutsuda need agentuurid, kuhu konkursi korraldaja oleks valmis oma äri viima. 

Kindlasti ei ole mõistlik saata kutset 20 agentuurile. Agentuurid investeerivad konkurssidel osalemisel sadu tunde. Nende aega tuleks hinnata ning arvestama peaks, et agentuurid ei hoia konkursside jaoks palgal vaba meeskonda. See aeg võetakse olemasolevate klientide ja vaba aja arvelt. 

Välja tuleks valida maksimaalselt 4–5 agentuuri, keda konkursile kutsuda. Valitud agentuuridele võib eelnevalt helistada ning uurida, kas nad on konkursil osalemisest huvitatud. 

Kuidas kutsuda?
Konkursile kutsumiseks tuleb kliendil koostada konkursi kutse ja konkursi lähteülesanne, mida koos nimetatakse konkursi dokumentideks. Mida täpsemalt ja põhjalikumalt on nimetatud dokumendid koostatud, seda vähem on konkursi osas võimalikke hilisemaid vaidlusi ja seda asjakohasemad on agentuuride pakkumused. 
Konkurss algab kliendi poolt kirjalike konkursidokumentide saatmisega väljavalitud agentuuridele. 

Mida kutsele kirjutada?
Konkursi kutses peaks olema märgitud vähemalt alljärgnev informatsioon: 
  • kes on konkursi korraldaja
  • millisest konkursist kutsutakse osa võtma (konkursi nimi) 
  • konkursile kutsutud agentuuride nimekiri
  • konkursi eesmärk (mis toote/teenusega on tegemist, planeeritud tegevus, ulatus ja territoorium, kasutusaeg jms). Konkursiga ei soovitata minna hankima suuremahulist strateegiat, näiteks mitmeteks aastateks turundusstrateegia ja kampaaniate ideede väljatöötamist. Kui otsitakse endale mitmeks aastaks partnerit, siis tuleks konkursitöö raames pigem keskenduda ühele konkreetsele teemale, strateegilisele lähenemisele ja lahendusele. 
  • töö esitamise tähtaeg ja koht 
  • töö esitamise kanal ja formaat (tuleks ära märkida töö digitaalselt esitamise formaat ning kanal) 
  • kust saab konkursi kohta täiendavat informatsiooni 
  • mitme pakkuja ühise pakkumuse esitamise võimalus ja kord, kui klient seda lubab
  • pakkumuste hindamise kriteeriumid või põhimõtted 
  • võitjate selgitamise tähtajad ja sellest teatamise kord. Kutsesse tuleks panna kirja ajagraafik planeeritud tegevuste kohta. See lihtsustab oluliselt agentuuride tööd ning aitab oma aega planeerida. Näiteks kui konkurss algab jaanuaris ja konkursi korraldaja planeerib võitjad teatavaks teha alles maikuus, siis see tuleb kutsesse ka kirja panna. 
  • osalejate kulude kompenseerimise ja võidutöö(de) tasustamise tingimused (kas osalejate kulud kompenseeritakse või mitte; kui kompenseeritakse, siis tasu suurus, maksetähtaeg jms)
  • konfidentsiaalsusnõuded
  • esitatud tööde autoriõigus või muu sellesarnane õigus või omand. Konkursi korraldaja peaks meeles pidama, et autoriõigusega kaitstavate tööde osas tuleb lähtuda autoriõiguse seadusest ja selliste tööde puhul (joonistused, visandid, presentatsioonid, stsenaariumid, reklaamtekstid, slogan’id, fotograafia-, audiovisuaalsed jmt teosed) tuleb autoriõiguse küsimused iga kord kirjalikult agentuuriga kokku leppida (kirjeldatud allpool „Mida tuleks arvestada autoriõiguse küsimuste reguleerimisel?).
  • esitatud tööde edasine saatus (mis tingimustel esitatud tööd tagastatakse)
  • muud tingimused, mida kutsuja oluliseks peab
Mida peaks konkursi lähteülesanne sisaldama?
Konkursi kutsele lisatud lähteülesandes tuleks täpselt määratleda konkursi eesmärgist lähtuv tellimuse sisu – mis on agentuuridelt tellitava töö eesmärk, milliseid plaane, lahendusi ja muid materjale soovib klient saada ning kuidas need tuleb vormistada, planeeritav eelarve jmt. Lähteülesandes peab sisalduma ka piisav informatsioon selle toote või teenuse (sh toote/teenuse omaduste, turuosa, tarbija jmt) kohta, mille tarvis turunduskommunikatsiooni tegevusi planeeritakse.
Mida täpsem ja informatsioonirikkam on lähteülesanne, seda parema kvaliteediga pakkumusi saavad agentuurid esitada ning seda tulemuslikum on konkurss. 

Mida peaks arvestama konkursikutsete saatmisel? 
Kõikidele kutsututele peab kutse ja kogu muu konkurssi puudutav informatsioon olema võrdselt kättesaadav, s.t konkursi vältel tuleks kõiki osalejaid võrdselt kohelda. Nimelised konkursikutsed koos lähteülesandega (konkursi dokumendid) tuleb edastada kõigile osalejatele üheaegselt ja samas mahus.
Heaks tooniks on, kui hankekutsed saadetakse välja reede õhtu asemel esmaspäeva hommikul. Kui seda tehakse reede õhtul, siis läheb kaduma kaks väärtuslikku kalendripäeva. Praktika näitab, et suuremahulisi hankeid korraldatakse siis, kui agentuuridel on kõige kiirem aeg ning iga ettevalmistuseks planeeritud päev on arvel.

Mõistlik tähtaeg
Mõiste „mõistlik aeg“ on määratlemata õigusmõiste. Kutse saatmisel peaks klient arvestama, et agentuurid ei hoia konkursside jaoks palgal vaba meeskonda. Seega võetakse aega olemasolevate klientide ja vaba aja arvelt.
Mõistliku tähtaja määramisel peaks klient lähtuma ideekonkursi keerukusest ning mahust. Tähtaeg peab olema piisavalt pikk, et agentuuridel oleks võimalik mõistliku aja jooksul ideekonkursi tingimustega tutvuda ning omapoolsed dokumendid koostada. Konkursi toimumisest peaks agentuure võimaluse korral teavitama minimaalset 2 nädalat, mahukamate projektide korral 3–4 nädalat ette. Suuremat eeltööd nõudvate suuremahuliste projektide puhul peaksid tähtajad olema kindlasti pikemad.

Täiendav informatsioon 
Agentuuridel peaks olema õigus saada selgitusi ja lisainformatsiooni kutse või selle dokumentide kohta.
Kui agentuurile antud täiendav informatsioon ei ole konkursi osas olulise tähtsusega, s.t ei täpsusta konkursi või lähteülesande sisu või tingimusi, antakse lisainformatsioon ainult selle küsijale. Kui aga agentuuri esitatud küsimus ja vastusena saadud lisainformatsioon on konkursi osas olulise tähtsusega ja võimaldab lähteülesannet või osalemistingimusi olulisel määral täpsustada, peaks klient saatma esitatud küsimuse koos omapoolse vastusega kirjalikult üheaegselt nii informatsiooni küsijale kui ka teistele konkursil osalejatele.
Arvestada tuleks seda, et täiendavat olulist informatsiooni tohiks anda mitte hiljem kui 15 (viisteist) päeva enne konkursitööde esitamise tähtaega, et kõik osalejad saaksid seda oma pakkumuste tegemisel arvestada. Kui mõni kutsutud agentuur on kliendile kirjalikult teatanud oma loobumisest, siis sellele agentuurile täiendavat lisainformatsiooni ei saadeta. 

Konkursist osavõtuks tehtavate kulutuste hüvitamine 
Klient peaks kutses ära märkima, kas agentuurile kompenseeritakse pakkumuse ettevalmistamisega seotud kulud või mitte ning kui kompenseeritakse, siis millises ulatuses. Kompensatsiooni suurus peaks olema sõltuvuses ülesande püstitusest – mida mahukamat ja keerukamat tööd tellitakse, seda suuremad on agentuuridel ka eeldatavad konkursi ettevalmistamise kulud. 

Enamasti on otstarbekas enne kutse saatmist igalt konkursile kutsutavalt agentuurilt järele uurida, kas ja missugustel tingimustel oleksid nad nõus konkursil osalema ning kui suurt kompensatsiooni nad osalemise eest eeldaksid. Nii saab korraldaja ettekujutuse, kui suur kompensatsioon tagaks tema valitud agentuuride osalemise. Võrdse kohtlemise printsiibist lähtudes peab kompensatsioon olema võrdne kõikidele konkursil osalejatele.
Klient kompenseerib osalemiskulud kutses määratud ajal ja vormis vastavalt kutses märgitud määrale. Samadel tingimustel korvatakse ka konkursi võitja osalemiskulud. Klient võib lisaks määrata ka võidupreemia(id), mille suurus peab olema fikseeritud konkursi dokumentides. Agentuuril ei ole õigust nõuda konkursitöö eest raha rohkem, kui on kokku lepitud.

Konkursitööde vastuvõtmine 
Konkursi žürii
Konkursi korraldaja nimetab ideekonkursil esitatavate ideekavandite hindamiseks žürii. Žürii liikmed peavad olema konkursil osalejatest sõltumatud isikud. Selleks et klient suudaks hinnata agentuuride esitatud tööde sisulist kvaliteeti, peab vähemalt ühel kolmandikul žüriiliikmetest olema samaväärne kutsealane kvalifikatsioon, nagu seda on agentuuri esindajatel.
Žürii peab olema oma otsustes sõltumatu ja hindajad peaksid olema suutelised hindama tööde sisulist poolt. 
Näiteks digiagentuuridelt tellitakse tihti projekte, kus oleks oluline, et kaasatud oleksid turunduse, disaini ja tarkvaraarenduse spetsialistid. Ka kõige lihtsama kodulehe pakkumuse sobivuse hindamine ei ole ainult IT-juhi või turundusjuhi pädevuses. 

Agentuuride esindajatele on tihti esitatud kõrged nõudmised erihariduse osas. Kindlasti ei peaks haridus olema ainus oluline kriteerium. Väga oluline on pikaajaline valdkonnas töötamise kogemus. Tavapraktikas on nii, et väga paljud agentuurides töötavad valdkonna professionaalid on hoopis teise valdkonna haridusega. Näiteks tegutsevad Eesti loomevaldkonnas tunnustatud tegijad, kes on hariduselt arhitektid või insenerid.

NB! Juhul kui teil ei ole oma organisatsioonis vajaliku kvalifikatsiooniga isikuid konkursi žüriisse nimetada, siis soovitame pöörduda Eesti Turunduskommunikatsiooni Agentuuride Liidu poole.

Kuidas peaks agentuur oma konkursitöö esitama?
Agentuuri pakkumus tuleb esitada kutses nimetatud vormis ja tähtajaks ning see peab vastama lähteülesandele. Agentuur võib oma pakkumust muuta (esitada lisamaterjale, pakkumust välja vahetada) ainult enne tööde esitamiseks määratud tähtpäeva saabumist. Pakkumuses võib agentuur esitada tööde erinevaid variante. Agentuuril on õigus igal ajal oma pakkumus tagasi võtta.

Pakkumuste avamine
Pakkumuste avamiseks loetakse hetke, mil klient fikseerib konkursi kutses märgitud ajahetkel kõik konkursile tehtud pakkumused. Tagasi lükatakse need pakkumused, mis on esitatud hilinemisega või pakkumuste korda rikkudes või mis ilmselgelt ei vasta konkursi lähteülesandele (esineb olulisi sisulisi kõrvalekaldumisi kutse dokumentides esitatud tingimustest). 
Agentuurile, kelle töö ei vasta konkursitingimustele või saabus hilinemisega ega osale hindamisel, saadab klient kolme päeva jooksul vastava kirjaliku teate. Pärast pakkumuste avamist ei tohi klient täiendavaid pakkumusi ega pakkumuste muudatusi agentuuridelt vastu võtta.

Pakkumuste hindamise kriteeriumid
Pakkumuse kutses määratakse ära kriteeriumid, mille alusel võitja valitakse. Otsus tuleks teha majandusliku otstarbekuse kriteeriumi alusel, mis ei pruugi alati tähendada kõige odavamat hinda. Arvesse tuleks võtta ka muid olulisi aspekte.
Kindlasti ei ole soovitatav kasutada pakkumuse hindamiseks ainult hinda. Hindamisel peaks olema mitmeid erinevaid kriteeriume, hinna osakaal ei tohiks olla suurem kui 30%. Praktikas on korraldatud konkurssi ka kahes voorus, millest esimeses voorus esitatakse agentuuri tutvustus ja konkursi ülesande lahendus. 

Esimeses voorus hinnatakse loovlahenduste atraktiivsust ning loomingulisust, strateegilise kontseptsiooni põhjendatust ja selgust ning pakkuja ja projektijuhi professionaalsust. Alles teises voorus esitatakse hinnapakkumus. Mõlema vooru koondtulemuste põhjal kuulutatakse välja konkursi võitja.
Konkursi ülesande lahenduste hindamisel võib näiteks kasutada järgmiseid hindamiskriteeriume:
• 80% – turunduskommunikatsiooni strateegilise kontseptsiooni kirjeldus, sh strateegilise kontseptsiooni põhjendatus ja selgus, loovlahenduste atraktiivsus ning loomingulisus
• 20% – pakkuja ja projektijuhi professionaalsus, sh varasemad pakkuja loodud müügi- ja mainekampaaniate lühitutvustused, projektijuhi kliendiportfell, projektijuhi staaž ja kogemused
II voorus võib lähtuda järgmistest hindamiskriteeriumitest: 
•  70% – I vooru tulemused
•  30% – pakkuja teenuste hind

Mida teha siis, kui määratud tähtpäevaks pakkumusi ei laeku?
Juhul kui kutses määratud tähtpäevaks pakkumusi ei tehta, loetakse konkurss läbikukkunuks. Klient võib välja kuulutada uue konkursi samadel või muudetud tingimustel. 

Mis saab siis, kui korraldaja soovib konkursi tingimusi muuta või konkursist loobuda?
Konkursi tingimusi võib muuta või konkursist loobuda üksnes siis, kui selline õigus on konkursi dokumentides fikseeritud. Konkursi tingimuste muutmisest või konkursist loobumisest tuleb agentuure teavitada kirjalikult ja viivitamatult ning mitte hiljem kui kahe päeva jooksul pärast konkursi tingimuste muutmise või konkursist loobumise otsuse vastuvõtmist.
Konkursi tingimuste muutmise või konkursist loobumise korral tasub klient kõikidele osalejatele osalemiskompensatsiooni hiljemalt 10 päeva jooksul alates konkursi tingimuste muutmisest või konkursist loobumise otsuse vastuvõtmisest. Konkursi edasise kulgemise kohta sõlmitakse osalejatega täiendav kokkulepe, mis sisaldab ka igale agentuurile osalemise eest tasutava kompensatsiooni määra. 

Konkursitööde hindamine
Kuidas konkursile esitatud töid esitletakse ja hinnatakse?
Klient võrdleb konkursile esitatud pakkumusi ja hindab neid kutses või muus konkursidokumendis märgitud kriteeriumide alusel. Hindamise alused määrab klient vastavalt oma soovidele ja vajadustele. 
Laekunud pakkumused/ideed tuleks saata žürii liikmetele hindamiseks. Konkursitööde hindamisel tuleks kasutada hindamislehte, kus on märgitud kõik tingimused, mida tuleb hinnata. Kasutada võiks näiteks 5-pallisüsteemi määratud osakaaludega. Igale tingimusele peaks olema määratud protsentuaalne osakaal maksimaalsest võimalikust punktisummast.
Žürii liikmed hindavad igat tingimust punktiga, punktid liidetakse ning lõpuks tekib kliendile maksimaalne punktisumma.
Väljavalitud agentuurid võiks kutsuda oma ideid esitlema. Selleks tuleks konkursi ajagraafikusse planeerida ka kohtumised. Iga agentuuriga peaks kokku leppima tema töö esitluse aja ning kohtumise pikkuseks peaks arvestama maksimaalselt 1,5 h. Soovituslik oleks, et presenteerimise käigus ei tekitataks uusi teemasid ega arutelusid, mis võiksid kahjustada teisi konkursil osalevaid agentuure. 
Ühele päevale ei ole mõistlik planeerida mitme agentuuriga kohtumist, maksimaalne oleks kaks agentuuri päevas.
Hilisemate arusaamatuste vältimiseks peaksid agentuuride ideede esitlemisel kohal olema kõik otsustajad/žürii liikmed. Iga pakkumuse hindamise võib teha koos žüriiga pärast igat esitlust.
Agentuurile tuleks kindlasti teada anda, mida planeeritaks järgmiseks ning mis aja jooksul sündmus aset leiab.

Millal peaks hindamine toimuma?
Hindamine peaks toimuma mitte hiljem kui ühe kuu jooksul alates pakkumuste esitamise tähtpäevast. Hindamistulemused tehakse kõikidele osalenud agentuuridele teatavaks kutses märgitud viisil ja tähtajaks. Kui kutses pole teatamise aega märgitud, tuleb otsused teha teatavaks hiljemalt kolme päeva jooksul otsuse vastuvõtmisest alates.

Kas agentuur saab konkursi korraldaja otsuseid vaidlustada?
Kliendi otsus esitatud pakkumuste eelistuse osas on siduv ning seda ei saa vaidlustada.
Pakkumuse kutse dokumentide ja pakkumuse tagasilükkamise või muu konkursi tingimuste rikkumise osas võib agentuur esitada kliendile vaidlustuse, kui ta leiab, et tema õigusi on rikutud. Vaidlustus tuleb esitada seitsme päeva jooksul arvates päevast, mil agentuur sai teada või pidi saama teada oma õiguste rikkumisest. 
Vaidlustus kutse või kutse dokumentide kohta tuleb esitada enne pakkumuste avamist. Vaidlustuses tuleb ära näidata vaidlustuse sisu ja põhjus, miks agentuur loeb seda oma õigusi rikkuvaks või huve kahjustavaks. Samuti tuleb lisada selgelt väljendatud taotlus. 
Vaidlustus tuleb läbi vaadata 10 tööpäeva jooksul vaidlustuse esitamise päevast arvates ning see kas tunnistatakse kliendi poolt põhjendatuks või jäetakse rahuldamata. 
Agentuur võib igal ajal oma vaidlustusest loobuda. Vaidlustuse esitamisest olenemata on agentuuril õigus esitada konkursi tingimuste rikkumise tõttu tekitatud kahju hüvitamise nõue konkursi korraldaja vastu.

Lepingu sõlmimine, õiguste omandamine, konkursitööde tagastamine
Kellega tuleks sõlmida leping? 
Tööde teostamise lepingu sõlmib klient reeglina konkursi võitjaga. Kui klient ja konkursi võitja lepingutingimuste osas kokkuleppele ei jõua, on kliendil õigus alustada läbirääkimisi ja sõlmida leping paremuselt järgmise pakkujaga. Klient võib sõlmida lepingu ka rohkemate konkursil osalenutega, kui nad sellega nõustuvad. 
Sõlmitavas lepingus tuleb kindlasti fikseerida ka autoriõiguse või muude sellesarnaste õiguste üleandmise küsimused, mis ei tohiks olla agentuurile halvemad kui kutse dokumentides fikseeritud. Klient võib jätta ka lepingu sõlmimata, kui ta leiab, et ta ei soovi alustada koostööd ühegi konkursil osalenud agentuuriga. See ei vabasta teda aga kutses fikseeritud lubaduste ning osalejatega sõlmitud lepete täitmisest.

Mida tuleks arvestada autoriõiguse küsimuste reguleerimisel?
Konkursi korraldaja peaks meeles pidama, et autoriõigusega kaitstavate tööde osas tuleb lähtuda autoriõiguse seadusest ja selliste tööde puhul (joonistused, visandid, presentatsioonid , stsenaariumid, reklaamtekstid, slogan’id, fotograafia-, audiovisuaalsed jmt teosed) tuleb autoriõiguse küsimused iga kord kirjalikult agentuuriga kokku leppida. Vastavalt seadusele on autoriõigusega kaitstavad mitte üksnes teosed, vaid ka nende loomise vaheetapid (eskiisid, visandid, plaanid, joonised jmt). 
Kõige levinum eksiarvamus on, et juhul, kui klient on agentuurilt töö tellinud ja selle eest tasunud, on kliendil ka piiramatu õigus tööd kasutada. Paraku see nii ei ole. Omandiõigus ei ole sama mis autoriõigus, mistõttu asja omandamisega ei omandata veel sellele autoriõigust. 
Seaduse kohaselt tekivad teose loojal ehk autoril (kelleks siin on agentuur) teose suhtes kahesegused õigused: autori isiklikud õigused ja varalised õigused. Isiklikud õigused on autori isikust lahutamatud ega ole üleantavad, autori varalised õigused on aga üleantavad kas üksikute õigustena või õiguste kogumina. 
Igasugune autori varaliste õiguste üleandmine saab toimuda kas autori poolt oma õiguste üleandmisega (loovutamisega) või autori poolt antud loa (litsentsi) alusel. Selleks tuleb agentuuri ja teost kasutada sooviva isiku vahel sõlmida kirjalikult nn autorileping (autoriõiguste varaliste õiguste kasutamise leping). Autorilepingus määratakse ära, mis ulatuses, eesmärgil, viisil ja vahenditel, ajal ning territooriumil võib teost kasutada ja missugune on autorile teose kasutamise eest makstav tasu.
Igasugune teoste kasutamine ilma sellist kokkulepet omamata või kasutamine kokkulepitust erinevalt (muudetud ulatuses, eesmärgil, vahendite või viisidega, ajal ja territooriumil jmt) ei ole lubatud. Autoriõigusel on palju erisusi ning alati on mõistlik eelnevalt vastava ala asjatundjalt nõu küsida.
Klient peaks seega enne konkursi dokumentide saatmist endale selgeks tegema, kui kaua, kus ja kuidas ta agentuuri loodud või valmistatud reklaammaterjali kasutada soovib. Ekslik on arvamus, et kliendile on alati kõige kasulikum hankida endale kõik autoriõiguse varalised õigused ilma piiranguteta. Enamikul juhtudel pole see otstarbekas, sest autorile (sh ka agentuuri koostööpartneritele nagu modellidele, heliloojatele jne) makstava tasu suurus sõltub enamasti sellest, kui palju ja kui kauaks ta oma varalisi õigusi üle annab. 
Kindlasti on mõistlik kliendil saada endale piiranguteta kasutusõigus näiteks loodavale firmagraafikale või kaubamärgile. Kui aga valmistatakse reklaammaterjal ühekordse kampaania tarvis, siis pole mõtet osta endale reklaammaterjalide kasutusõigust kauemaks ja suuremas kasutusmahus kui tegelikult on vaja.  

Seega peaks klient fikseerima konkursi dokumentides vajalikud nõuded autoriõiguse varaliste õiguste üleandmise osas, sest see on agentuurile pakkumuse tegemisel oluline. 

Kuidas toimida siis, kui korraldaja on parima pakkuja välja valinud, aga tahaks kasutada ka mõnda osa teise pakkuja tööst?
Sellisel juhul sõlmib klient parima pakkujaga lepingu tööde teostamiseks ja üritab sõlmida teise pakkujaga autorilepingu vastava teose (foto, joonise, stsenaariumi, reklaamteksti, slogan’i jmt) kasutamiseks. Autorilepingus lepitakse kokku kasutusõiguse üleandmise ulatus ning tasu suurus. Kokkuleppe mittesaavutamisel on agentuuri tööde kasutamine nii osaliselt kui ka tervikuna ebaseaduslik. 

Mis õigused on agentuuril, kellega konkursi korraldaja ei sõlminud töö teostamise lepingut ega autorilepingut pakkuja töö kasutamise kohta?
Need agentuurid võivad oma pakkumuses sisaldunud töid (kavandid, ideed, strateegiad jmt) kasutada ise ja pakkuda müügiks kõikidele soovijatele, kaasa arvatud konkursi korraldaja konkurentidele. Seejuures on nad kohustatud kinni pidama konfidentsiaalsuse nõudest ning mitte avaldama kliendi saladusi kolmandatele isikutele. 

Kas konkursile saadetud tööd tuleb tagastada?
Agentuuril, kellega ei ole sõlmitud tellimuse täitmise lepingut, on alati õigus kliendi poolt konkursi kutses määratud tähtaja jooksul oma töö pärast konkursi lõppu tagasi võtta. Agentuuril, kellega on sõlmitud autorileping tema tööst mõne osa kasutamiseks, on alati õigus kliendi poolt konkursi kutses määratud tähtaja jooksul pärast konkursi lõppu võtta tagasi oma töö see osa, mille kohta ei ole autorilepingut sõlmitud. 

Juhendi järgimine
ETKAL soovitab seda järgida nii oma liikmetel kui ka kõikidel teistel agentuuridel ja organisatsioonidel, kes konkursse korraldavad ja neis osalevad.