Korduma kippuvad küsimused



Kuidas leida koostööpartneriks enda jaoks parim agentuur?
Agentuuri, kas siis üritusturundus-, PR- või reklaamiagentuuri, valik tuleb päevakorda, kui firma soovib esmakordselt hakata nende teenuseid kasutama või tuleb olemasolev agentuur välja vahetada. Enne agentuuri vahetamist mõtle hoolikalt läbi, kas see on vajalik. Enne valikuprotsessi alustamist tee kindlaks, millised on sinu soovid ja nõudmised agentuurile, milliseid teenuseid sul vaja on.

Keda kutsuda konkursile?
Kutsu konkursile ainult need agentuurid, kuhu oled valmis oma äri viima. Austa agentuuride aega. Konkurssidesse, kuhu on kutsutud osalema rohkem kui neli agentuuri, ei suhtuta tõsiselt. See näitab, et kliendil on eeltöö tegemata ja ühtegi agentuuri tegelikult tõsiselt ei võeta.

Mida peaksin arvestama agentuuride konkursi korraldamisel?

Kas agentuurile peaks kompenseerima konkursipakkumuse ettevalmistamisega seotud kulusid või mitte?
Hea tava kohaselt tuleks määrata konkursil osalemise tasu, mis kataks minimaalsed konkursipakkumuse ettevalmistamise kulud. Summa peaks sõltuma konkursitöö raskusastmest – mida mahukamat ja keerukamat tööd tellitakse, seda suuremad on agentuuridel ka konkursi ettevalmistamise kulud. 
Agentuurid kulutavad konkurssidel osalemisele sadu tunde ja reeglina teevad seda teiste klientide ning vaba aja arvelt. Keskmiselt investeeritakse ühe konkursi raames meeskonna peale 50–80 töötundi. Ajakulu võib olla isegi suurem – osaletud on ka konkurssidel, kus on kulutanud 100 + tundi. Riigihangete puhul lisandub veel mahukas bürokraatia.
Arvestades agentuuri keskmist tunnihinda ning konkursi ettevalmistamise mahuks 80 h, on agentuuri kuluks konkursi pakkumuse kokkupanemisel 5600–7200 €. 
Igal juhul ei soovita me osalemistasu alla 1000 €.

Kuidas toimida siis, kui konkursi korraldaja on parima pakkuja välja valinud, aga tahaks kasutada ka mõnda osa teise pakkuja tööst?
Sellisel juhul sõlmib klient parima pakkujaga lepingu tööde teostamiseks ja üritab sõlmida teise pakkujaga autorilepingu vastava teose (foto, joonise, stsenaariumi, reklaamteksti, slogan’i jmt) kasutamiseks. Autorilepingus lepitakse kokku kasutusõiguse üleandmise ulatus ja tasu suurus. Kokkuleppe mittesaavutamisel on agentuuri tööde kasutamine nii osaliselt kui ka tervikuna ebaseaduslik.

Milline peaks olema agentuuri ja kliendi vaheline tasustamissüsteem?
Sõltuvalt töö iseloomust ja kliendi soovist kas siis kuutasu arvestusena, või on iga tellitud töö eraldi hinnastatud vastavalt agentuuri tunnihindadele.

Millest peaks alustama kampaania või ürituse läbiviimisel?
Enne agentuuri esindajatega kohtumist tee korralik kodutöö ning mõtle järgmistele küsimustele:
Miks me seda teeme? Küsimusele vastamine annab meile teada, millist „probleemi “ me lahendama läheme. Peame leidma kampaania/ürituse eesmärgi – tuvastama osalejate/sihtrühma vajadused. Seega, alustada tuleb sellest, et mis on tegevuse EESMÄRK!
Keda me üritame mõjutada?
Kes on sihtrühm, keda soovitakse mõjutada.
Kuidas kavatseme neid mõjutada? 
See küsimus saab vastuse tegelikus rakendamise staadiumis, kus toimub reaalne planeerimine ja kampaaniaks/ürituseks ettevalmistumine. Ürituse puhul on siiski eelnevalt vaja teada ürituse formaati ja osalejate arvu.
Millal kavatseme neid mõjutada?
Ürituseks/aktsiooniks tuleb valida õige aeg ning arvesse võiks võtta järgmist:
- valitud aja sobivus sihtrühma jaoks (hooajalisus?);
- riiklikud/piirkondlikud pühad ja pidustused (ürituste korral);
-muude oluliste sündmuste eeldatavad toimumisajad (nt üleriigilised/maakondlikud messid, infopäevad, konverentsid jne);
- hooajalised ja ilmastikutingimused.
Kui palju? 
Tellijana peaksid kindlasti eelnevalt läbi mõtlema, kui palju oled sa valmis investeerima, kui palju on sul selleks raha

Kui palju aega peaks planeerima kampaania või ürituste läbiviimiseks?
Uue toote turuletoomise planeerimiseks kulub loomulikult rohkem aega kui üksiku reklaami valmistamiseks. Nii uuringutele kui ka loomingulistele katsetustele tuleks jätta briifimise ja kampaania alustamise vahel piisavalt, kuid mitte liiga palju aega. Liiga lühike aeg tekitab tarbetut stressi, kuid kui aega on liiga palju, hakkab planeerimine paigal tammuma ning tegijate huvi väheneb.
Ürituste korraldamisel tuleb arvestada ajaliste piirangutega. Ürituste korraldamine on aeganõudev protsess, millega tasub alustada vastavalt ürituse iseloomule kuni aasta enne planeeritavat toimumisaega. Näiteks võiks võimalusel alustada aastalõpuürituste planeerimisega juba suveperioodil. Vähemalt kuus kuud enne ürituse toimumist oleks mõistlik tegeleda juba toimumiskohtade valikuga. 
Ürituste eduka toimimise tagab põhjalik planeerimine ja oskuslik korraldus. Ürituse planeerimise käigus tuleb välja selgitada selle eesmärk, iseloom ja mastaap. Seejärel saab tegeleda tehnilise korraldusega.

Kampaania puhul peaks mõistliku tähtaja määramisel lähtuma kampaania keerukusest ja mahust. Tähtaeg peab olema seatud piisavalt pikk, et agentuuridel oleks piisavalt aega briifiga tutvumiseks. Briifi peaks agentuuridele võimaluse korral edastama minimaalset 2 nädalat ning mahukamate projektide korral 3–4 nädalat ette. Suuremamahuliste projektide puhul, mis nõuavad suuremat eeltööd, peaksid tähtajad olema kindlasti pikemad. Tublimad kliendid saadavad alati agentuurile ette oma aastaplaani, siis saab agentuur hakata ka oma ressursse varakult planeerima. 

Kas näitlejatele tuleks maksta tasu, kui soovitakse taasesitada juba eetris olnud teost (näiteks raadio- või telereklaami)?
Raadio ja telereklaamid on autoriõiguse subjektiks ning taasesitamisel tuleb alati klipi tootnud agentuurilt eelnevalt kontrollida litsentsi kehtimist (näitlejatasu, muusika ja klipi taasesitamise õigused) ja vajadusel litsentsi pikendada. Litsentsitasud lepitakse kokku klipi tootmise hinnapakkumise esitamisel.

Kas ma saan konkursi kutses nõuda, et soovin esitatud tööde autoriõigusi või muid sellesarnaseid õigusi või omandit omandada?

Konkursi situatsioonis agentuurid oma loovlahenduste autoriõigusi ei loovuta. Konkursi korraldaja peaks meeles pidama, et autoriõigusega kaitstavate tööde osas tuleb lähtuda autoriõiguse seadusest ja selliste tööde puhul (joonistused, visandid, presentatsioonid, audiovisuaalsed teosed, stsenaariumid, reklaamtekstid, slogan’id, fotograafiateosed jmt teosed) tuleb autoriõiguse küsimused agentuuriga iga kord kirjalikult kokku leppida (viide).